Privacyverklaring Zorggroep Oranje

Bij Zorggroep Oranje B.V. (hierna: ‘Zorggroep’, ‘ZGO’ of ‘Wij’) hechten wij veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens die wij verwerken van onze cliënten, medewerkers en leveranciers. Wij hebben respect voor de persoonlijke levenssfeer van degenen wiens persoonsgegevens wij verwerken. Omdat wij transparantie belangrijk vinden, hebben wij dit privacybeleid ontwikkeld. In dit document vertellen wij welke persoonsgegevens voor welke doeleinden wij verwerken, hoelang wij deze gegevens bewaren en welke maatregelen wij nemen ter bescherming van de gegevens die wij verwerken.

De aan u ter beschikking gestelde privacyverklaring is de enige versie die van toepassing is, totdat een nieuwe versie de huidige versie vervangt.

Verwerking van uw persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens van cliënten, medewerkers en leveranciers met wie wij zakendoen. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van persoonsgegevens zoals een naam, adres, referentienummer of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de identiteit van de cliënt.

Doelen voor de gegevensverwerkingen

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor doelen die wij vooraf nadrukkelijk hebben bepaald. Deze doelen zijn relevant voor onze bedrijfsvoering en de naleving van wet- en regelgeving. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor:

  • De uitvoering van een overeenkomst,
  • Het houden van de financiële administratie en verantwoorden van subsidies en declaraties bij de verantwoordelijke (overheids)instellingen,
  • Naleving van wet- en regelgeving en
  • Onderhouden van relaties, waaronder begrepen marketing en communicatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

Geautomatiseerde besluitvorming komt neer op besluitvorming zonder tussenkomst van een natuurlijke persoon, een medewerker van ZGO. Geautomatiseerde besluitvorming kan grote gevolgen hebben voor de rechtspositie van de betrokkene, welke gevolgen niet altijd even duidelijk kunnen zijn. Bij ZGO nemen wij geen beslissingen gebaseerd op geautomatiseerde besluitvorming. Bij iedere beslissing is er een medewerker betrokken.

Doorgifte van uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte, kortweg de EER. Dit betekent dat uw gegevens niet buiten de EER worden opgeslagen of naar partijen buiten de EER worden verzonden. Indien wij uw persoonsgegevens toch buiten de EER zullen opslaan, zullen wij u voortijdig op de hoogte brengen en de nodige veiligheidsmaatregelen treffen ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Geheimhouding van uw persoonsgegevens

Alle medewerkers, stagiaires en vrijwilligers van ZGO zijn gehouden tot geheimhouding. Dit geldt tevens ten aanzien van de persoonsgegevens en gevoelige bijzondere gegevens ten aanzien van de gezondheid van de cliënt en/of diens financiële informatie in relatie tot de geleverde zorg door ZGO. Daarom kunnen medewerkers niet zonder een duidelijk doel en grondslag inzage hebben in de persoonsgegevens van de cliënten. Bepaalde delen uit het dossier van de cliënt zijn enkel voor afzonderlijke medewerkers inzichtelijk, zoals de ziektebeelden, medicatie-overzicht of de persoonlijke omstandigheden van de cliënt.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Zo kunnen de persoonsgegevens niet door onbevoegden worden geraadpleegd. Ook zijn de dossiers waar nodig fysiek beveiligd door middel van afsluitbare kasten in de ruimten. Daarnaast is onze website voorzien van een SSL-certificaat, waardoor de communicatie versleuteld plaatsvindt.

Uw persoonsgegevens en derden

Wij verwerken uw persoonsgegevens binnen onze organisatie. In beginsel geven wij de persoonsgegevens niet door aan derden. De persoonsgegevens kunnen wij echter aan derden verstrekken indien zij de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van (een deel van) de overeenkomst, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de betaling of de levering van de zorg die wij met de cliënt zijn overeengekomen.  Uw persoonsgegevens zullen wij niet aan derden verstrekken voor commerciële doeleinden of productverbetering ten behoeve van derden.

Daarnaast kunnen wij de aanwezige persoonsgegevens verstrekken aan overheidsinstellingen die een wettelijke taak hebben en voor de uitvoering van deze taak de persoonsgegevens nodig hebben, zoals de Belastingdienst.

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken ten behoeve van verantwoording van het budget waaruit u de door ons geleverde zorg betaalt. Dit betekent dat wij delen van uw persoonsgegevens kunnen delen met het zorgkantoor van de zorgverzekeraar en het CAK ter verantwoording van de declaraties. In voorkomende gevallen kunnen wij geanonimiseerde gegevens tevens delen met de toezichthouders in de zorg, zoals de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa).

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Op grond van de AVG heeft u als betrokkene recht op inzage, wijziging of verwijdering van uw persoonsgegevens die wij verwerken. Ook kunt u ons verzoeken tot beperking van verwerking van uw persoonsgegevens. Hiervoor dient u gemotiveerd aan te geven wat de reden ervan is.  Ook kunt u uw data meenemen naar een andere aanbieder van de diensten als u geen diensten van ons meer afneemt, dit wordt dataportabiliteit genoemd.

Indien u bezwaar heeft tegen (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u dit aangeven bij uw contactpersoon binnen ZGO. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@zorggroeporanje.nl onder vermelding van ‘Privacy rechten’.  Ook kunt u ons per post bereiken via het postadres zoals vermeld op de laatste pagina van deze privacyverklaring.

Ieder verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens dient te worden vergezeld van een kopie van een geldig identiteitsbewijs, waarop uw handtekening heeft gezet. U kunt uw Burgerservicenummer (BSN), paspoortnummer en afbeelding onherkenbaar maken.

Bewaartermijnen persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is. Als vuistregel hanteren wij een bewaartermijn van twee jaar voor de nieuwsbrieven, communicatie en marketingdoeleinden. Voor financiële gegevens dienen wij een minimale bewaartermijn van 7 jaar of langer te hanteren. Uw gegevens kunnen wij langer bewaren indien wet- en regelgeving dit noodzakelijk maakt. Uw gegevens op basis van de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO) bewaren wij minimaal 15 jaar.

Functionaris voor de Gegevensbescherming

Gelet op de omvang van onze organisatie hebben wij op dit moment geen Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) aangesteld. De directie van ZGO is gezamenlijk verantwoordelijk voor adequate naleving van de privacyregels binnen de gehele organisatie. Binnen de directie is een persoon specifiek verantwoordelijk voor de IT-voorzieningen en privacybescherming, dit directielid zorgt ervoor dat er conform de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check & Act) wordt gewerkt om blijvend aan de privacyregels te voldoen.

Toepasselijk recht

Op deze privacyverklaring is het Nederlands recht van toepassing. De rechtbank Gelderland, locatie Arnhem is exclusief bevoegd bij eventuele geschillen omtrent deze privacyverklaring, behoudens wettelijke uitzonderingen.

De verantwoordelijke voor deze privacyverklaring

De verantwoordelijke als bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor deze verklaring is:

Zorggroep Oranje B.V.

Industrieweg 103

6541 TV Nijmegen

info@zorggroeporanje.nl

Handelen bij mogelijk datalek

Bij vermoeden van datalekken van persoonsgegevens, maken wij altijd melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Afhankelijk van het mogelijk datalek, informeren wij de betrokkenen en geven wij aan wat wij doen om de gevolgen van datalekken te voorkomen. Indien een bepaald datalek zich vaak voordoet, registreren wij dit incident in het incidentenregister. Binnen ZGO houden wij een register van datalekken bij. De bevindingen ten aanzien van informatiebeveiliging en privacybescherming worden periodiek besproken binnen het team van ZGO.

Wijzigingen voorbehouden

ZGO behoudt zich het recht tot het wijzigen van deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring zullen wij op onze website publiceren. Wij raden u dan ook aan om de website te raadplegen voor de meest recente versie van deze privacyverklaring.

Nijmegen, april 2021